Todo empezó con la suspensión del Mobile World Congress de Barcelona en Febrero del 2020 a causa del coronavirus. Desde entonces se han tenido que cancelar innumerables ferias nacionales e internacionales.

Pero la tecnología de las comunicaciones ha permitido que muchos certámenes se hayan celebrado de forma virtual. Por supuesto, en este tipo de eventos se echa en falta el contacto humano y la interacción personal, eso es indudable, pero también hay muchas ventajas:

1.      Reducción de costes

Se eliminan todos los costes relacionados con los desplazamientos, como gastos de viaje, manutención y dietas.

No tenemos que transportar material para exponer, ni preparar embalajes especiales, ni necesitamos que el operador logístico los almacene durante el certamen.

Disponer de un espacio “virtual” en la feria es mucho más barato que el alquiler de espacio físico.

Nos ahorramos el coste de la interminable lista de servicios asociados a la participación, como diseño, alquiler y montaje de stand, rotulación, cartelería, alquiler de mobiliario y de equipos audiovisuales, catering, suministro eléctrico y de aire comprimido, limpieza, …

Si necesitamos un intérprete, podemos contratarlo en nuestro país y sólo para el tiempo necesario para las conversaciones previstas en su idioma. No se necesita su presencia permanente durante toda la feria.

2.      Eficacia en la gestión del tiempo

Organizar una feria presencial y todos sus detalles es muy costoso y exige un gran esfuerzo de planificación para que todo esté perfecto y listo en el momento adecuado. Para participar en una feria virtual sólo hace falta contar con un buen material gráfico y coordinar los encuentros online con los clientes potenciales.

El personal de la empresa sigue estando físicamente en nuestras instalaciones. Aparte de que nos ahorramos los tiempos de desplazamiento, sólo será necesaria la intervención de las personas adecuadas para cada contacto. No será necesario tener a cierto número de personas disponibles permanentemente, como en las ferias presenciales, haya o no haya visitantes.

Nuestro equipo podrá compaginar la feria con otros trabajos necesarios, en los momentos en que no se requiera su presencia para el contacto online.

3.      Posibilidad de planificar

Sabremos de antemano con qué clientes potenciales vamos a establecer contacto en cada momento. Podremos destinar a personas especializadas de nuestra organización según los diferentes tipos de clientes, sectores de actividad, idioma.

Atenderemos a nuestros contactos uno por uno, sin los momentos punta que se suelen producir en las ferias presenciales, y sin hacerles esperar. Podremos dedicar a cada cliente toda nuestra atención.

Estaremos además en condiciones de preparar la información y documentación adecuada para cada contacto, ya que sabremos de antemano con quien nos vamos a entrevistar y no nos pillará de improviso.

4.      Alcance más amplio

Podemos acceder a un abanico mucho más amplio de clientes y países de procedencia. Ellos no se tienen que desplazar y también para ellos resulta mucho más fácil acudir a una feria virtual. Si fuera presencial tal vez no podrían hacerlo.

5.      Acceso a los datos de los visitantes

Nadie se va sin dejar su tarjeta, como a veces pasa en las ferias físicas. Antes de conectar con un visitante se le piden sus datos para la conexión. Tendremos siempre su nombre, empresa, correo electrónico y seguramente su móvil.

Y nuestros visitantes tendrán también muy claros nuestros datos si quieren continuar con el contacto después de la feria.

Una feria internacional es una de las mejores opciones para darse a conocer en el mercado exterior. La pandemia nos ha traído un cambio de formato, pero esto no nos debe frenar. Todo lo contrario, tenemos que saber aprovechar estas nuevas oportunidades.

En mi opinión las ferias virtuales van a “democratizar” el acceso de las pymes a ferias a las que antes no se planteaban acudir. De alguna forma van a permitir que todas las empresas, independientemente de su tamaño, “jueguen en la misma liga”.  

¿Has participado ya en alguna feria virtual? Y si no lo has hecho aún ¿te vas a animar?